Uvodni pogovor
Praktične avtomatizacije

Avtomatiziramo ročni vnos podatkov za mala in srednja podjetja.

Junalab poveže vaše poslovne programe, uredi vhodna sporočila in dokumente ter pripravi podatke za vnos. Kjer je potrebna presoja, odloči človek.

Dogovorite se za uvodni pogovor Oglejte si primer

Začnemo z enim opravilom in ga preizkusimo na pilotu.

Kako deluje4 koraki
  1. E-pošta ali dokumentRačun, prevzemnica, povpraševanje ali naročilo
  2. Prebrana poljaDobavitelj, številke, datumi, postavke, zneski
  3. Preverjanje (človek)Nejasno in odstopanja potrdi ali popravi odgovorna oseba
  4. Vnos v sistemZapis v ERP, CRM ali preglednico šele po potrditvi
Kaj delamo

Podatke, ki jih danes prepisujete, pripravimo za vnos namesto vas.

Podatki se izgubljajo med e-pošto, tabelami in sistemom. Ne zato, ker bi zaposleni slabo delali. Pogosto je težava v samem postopku.

Ne izdelujemo klepetalnikov. Ne prodajamo orodij AI. Preuredimo, kako delo teče skozi vaše podjetje.

01

Manj ročnega vnosa

Podatke iz e-pošte, obrazcev in preglednic pripravimo za vnos v vaš sistem. Kar ni jasno, označimo za pregled.

02

Povezani poslovni programi

Programe povežemo prek API-ja ali uvoza in izvoza, da istih podatkov ni treba prenašati ročno. Vnaprej določimo tudi, kaj se zgodi ob napaki.

03

Pametna obdelava dokumentov

Račune, dobavnice in sporočila pretvorimo v urejene podatke. AI pomaga prebrati vsebino, o naslednjem koraku pa odločijo pravila in človek.

Primeri

Kaj se spremeni v vsakdanjem delu

Štirje tipični postopki, ki jih lahko avtomatiziramo. Vsakega prilagodimo vašim programom in pravilom.

A Računi dobaviteljev v ERP

Prej

Vsak račun v PDF-ju nekdo odpre, dobavitelja, številko, datume, postavke, DDV in znesek prepiše v ERP ter ga ročno primerja z naročilom.

Potem

Sistem prepozna dobavitelja, številko računa, datume, postavke, DDV in znesek ter račun primerja z naročilom. Odstopanja označi, človek jih potrdi, šele nato se račun zapiše v ERP.

Orodja:PDFE-poštaERP

B Prevzemnice v zalogo

Prej

Skladiščnik pregleda prevzemnico na papirju, količine prepiše v ERP, razlike pa beleži posebej.

Potem

Sistem prebere prevzemnico v PDF-ju ali na fotografiji, količine primerja z naročilom in pripravi povečanje zaloge v ERP. Razlike v količinah so vidno označene pred potrditvijo.

Orodja:PDF ali fotografijaERP

C Od povpraševanja do ponudbe

Prej

Prodajnik prebere povpraševanje, poišče cene v ERP, ponudbo sestavi ročno in jo nato še posebej vpiše v CRM.

Potem

Iz povpraševanja po e-pošti nastane osnutek ponudbe s cenami iz ERP. Ko ga prodajnik potrdi, se ponudba samodejno pošlje stranki in zabeleži v CRM. Brez potrditve se nič ne pošlje.

Orodja:Outlook ali GmailERPCRM

D Naročila v ERP

Prej

Naročila iz e-pošte in spletne trgovine se ročno vnašajo v ERP, napačne šifre artiklov pa se pokažejo šele pozneje.

Potem

Naročila iz e-pošte in spletne trgovine se samodejno pripravijo za vnos v ERP. Neznani ali nejasni artikli gredo v ročno potrditev.

Orodja:E-poštaSpletna trgovinaERP
Delamo z orodji, ki jih že uporabljate: ExcelOutlookGmailERPCRMspletne trgovine[VSTAVI: konkretni sistemi]

Primeri opisujejo tipične postopke, ne konkretnih strank.

Kje začeti

Ne veste, kaj bi predali avtomatiki?

Opravilo je vredno predati, ko vam preverjanje rezultata vzame manj časa, kot če bi ga opravili sami.

— po misli Agrima Singha

Kje vaše podjetje izgublja čas, denar, informacije ali priložnosti?

Kaj trenutno upočasnjuje vaše delo? Začnite pri težavi, ne pri orodju. Pri tem vam pomaga pet vprašanj spodaj.

Hiter premislek v petih vprašanjih

  1. Kaj sproži opravilo?Prispela e-pošta, nov PDF, oddan obrazec ali urnik, na primer vsak ponedeljek zjutraj.
  2. Kaj je treba prebrati?Dokumente, podatke v vaših programih ali spletnih portalih.
  3. Kaj je treba narediti?Opišite korake tako, kot bi jih razložili novemu sodelavcu.
  4. Kaj naj nastane?Zapis v ERP, osnutek ponudbe ali nova vrstica v tabeli.
  5. Kje boste preverili rezultat?Na potrditvenem zaslonu ali med osnutki, preden karkoli gre naprej.

Če znate odgovoriti na vseh pet in je preverjanje hitrejše od ročnega dela, je opravilo dober kandidat.

Znaki dobrega kandidata

  • Ponavljajoče se prepisovanje podatkov iz PDF-jev in e-pošte v programe.
  • Računi dobaviteljev in prevzemnice.
  • Povpraševanja, ki čakajo v skupnem predalu.
  • Mesečna poročila, ki jih ročno prenašate s portalov dobaviteljev.
  • Sledenje nalogam po sestankih.

Povejte nam za eno opravilo, ki ga najraje ne bi nikoli več opravljali.

Opišite opravilo
Preizkusite

Od dokumenta do vnosa v nekaj korakih

Izberite vzorec in poglejte, kako sistem prebere podatke, kje se ustavi in kaj se zgodi po vaši potrditvi.

Prikazani so izmišljeni vzorčni podatki.

  1. 1Dokument
  2. 2Prebrana polja
  3. 3Preverjanje
  4. 4Rezultat
Izberite vzorec zgoraj.Tukaj se prikaže izvirni dokument.
Prebrani podatki, pregled in rezultat se prikažejo tukaj.

Demonstracija teče samo v vašem brskalniku: nič se ne naloži, ne pošlje in ne shrani.

Kako poteka

Najprej eno opravilo. Nato naslednje.

Obseg in odgovornosti dogovorimo pred začetkom izvedbe.

  1. 01

    Uvodni pogovor

    Opišete opravilo, ki se ponavlja: kaj ga sproži, kje so podatki in kaj mora biti na koncu pripravljeno.

  2. 02

    Izbira enega opravila

    Skupaj izberemo eno opravilo ter preverimo programe, dostope in izjeme, ne le idealnega poteka.

  3. 03

    Pilot

    Pilot najprej preizkusimo na podatkih prejšnjega tedna in rezultat primerjamo z vašim ročnim delom. Šele nato ga povežemo na prave vhodne podatke.

  4. 04

    Izmerimo, kaj se je spremenilo

    Primerjamo stanje pred pilotom in po njem: odzivni čas, število napak in prihranjene ure. O nadaljevanju odločajo izmerjeni podatki, ne ocene.

  5. 05

    Razširitev

    Če meritve to potrdijo, dogovorimo uvedbo v redno delo in po potrebi naslednja opravila.

Varnost in nadzor

Samodejno, a ne na slepo.

Avtomatizacija opravi ponavljajoče se delo, odločitve pa ostanejo pri vas.

Začnemo z najmanj dovoljenji, ki jih opravilo potrebuje.

  1. 1
    BranjeSamo pregled podatkov. Nič se ne spremeni.
  2. 2
    Povratno deloOsnutki in predlogi zapisov, ki jih pregledate. Vse lahko popravite ali zavržete.
  3. 3
    Skupni podatkiZapisi v ERP, zalogo in tabele, ki jih uporabljajo tudi drugi. Vedno šele po vaši potrditvi.
  4. 4
    Zunanja dejanjaPošiljanje ponudb strankam in plačila. Le z izrecno potrditvijo odgovorne osebe.

Avtomatika opravi

  • branje dokumentov in e-pošte
  • izluščevanje podatkov
  • razvrščanje zahtevkov
  • zapis v ERP po vaši potrditvi
  • rutinske opomnike in osnutke
  • sprožanje naslednjih korakov

Človek ostane pri

  • zahtevnih pogajanjih
  • občutljivih pritožbah
  • neobičajnih primerih, ki gredo v dogovorjen pregled k pravi osebi
  • pomembnih odločitvah
  • primerih, ki zahtevajo presojo ali empatijo

Ko gre kaj narobe

Nejasen podatek
Sistem vpraša, ne ugiba.
Manjkajoč vir
Pove, kateri vir ni dosegljiv. Ničesar si ne izmisli.
Podvojen račun
Preveri dobavitelja in številko računa. Sumljive označi za pregled.
Prekinjen postopek
Nadaljuje, kjer je ostal, brez podvojenih zapisov.

Dostope in ravnanje s podatki določimo pred začetkom.

Cilj ni čim več avtomatizacije, ampak prava mera avtomatizacije.

Pilot in cena

Rezultat vidite, preden se odločite za uvedbo.

Pilot zajame eno opravilo na omejenem vzorcu podatkov.

Okvirna cena[VSTAVI: okvirna cena pilota]
Trajanje[VSTAVI: trajanje pilota]
Vključeno[VSTAVI: kaj je vključeno]
Dogovorite se za uvodni pogovor

Pogosta vprašanja

Ali moramo zamenjati programe, ki jih že uporabljamo?

Ne nujno. Najprej preverimo možnosti obstoječih programov. Povezava prek API-ja, uvoza ali spletnega vmesnika ni vedno mogoča ali smiselna, zato izvedljivost preverimo pred dogovorom o izvedbi.

Ali vsaka avtomatizacija potrebuje AI?

Ne. Za veliko nalog zadoščajo jasna pravila ali neposredna povezava med programi. AI uporabimo, ko je treba razumeti različno zapisano vsebino, na primer neurejena sporočila ali PDF-dokumente.

Kaj se zgodi ob napaki ali nejasnem podatku?

Vnaprej se dogovorimo, kdaj postopek lahko nadaljuje samodejno in kdaj se mora ustaviti ter počakati na človeka. Na pilotu namenoma preverimo tudi nepopolne vnose, podvojitve in neuspešne korake.

O nas

Kdo stoji za Junalabom

[VSTAVI: ime in vloga]

[VSTAVI: kratka predstavitev]

Kontakt

Katero opravilo se vam ponavlja?

Za uvodni pogovor je dovolj en konkreten primer. Odgovorimo vam v [VSTAVI: odzivni čas].

Podatke iz sporočila uporabimo za odgovor na povpraševanje. Več v politiki zasebnosti.